Réduire le TURN OVER (1ere partie)

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INTÉGRER Votre nouveau salarié

Même si ce n’est pas le premier poste de votre nouveau salarié, la période d’intégration est déterminante. L’environnement de travail, les pratiques, les habitudes, les outils ne sont pas forcément ceux qu’il a connus. Votre collaborateur a besoin de vous pour “prendre en main” son nouveau poste et démontrer ce qu’il sait faire.

Avant sa venue, préparez son arrivée Pour lui permettre de s’adapter à l’entreprise, aux caractéristiques et, le cas échéant, aux exigences spécifiques du poste, quelques actions à préparer : o prévenir l’équipe de son arrivée, et en priorité les personnes avec lesquelles il va travailler, (prévoyez le cas échéant une présentation en réunion d’équipe) ; o vérifier que les conditions matérielles (bureau, matériel, outils) seront réunies le jour de son arrivée ; o identifier la personne responsable de son accueil et de son accompagnement sur le poste de travail ; o évaluer le temps que vous et vos collaborateurs pourrez lui accorder pour l’aider à découvrir son environnement de travail (réservez dès à présent sur votre agenda des temps d’entretien avec le nouveau salarié) ; o préparer si nécessaire son entrée en formation de façon à ce qu’il puisse démarrer dès son arrivée.

Le moment où se concrétise véritablement votre recrutement est celui de l’intégration de votre nouveau collaborateur.

Dès son arrivée, il est capital de réunir les conditions favorables pour renforcer la motivation qu’il a exprimée lors de votre entretien. Nous vous proposons, ci-après, quelques actions et méthodes simples pour entretenir cette dynamique. Elles permettront au nouvel arrivant de s’approprier rapidement son poste et de trouver sa place dans votre entreprise aussi vite que possible.

COMMENT PRÉPARER L’INTÉGRATION

DE VOTRE NOUVEAU SALARIÉ AVANT SA PRISE DE POSTE ?

Impliquez l’équipe dans son accueil. Après lui avoir souhaité la bienvenue, et avoir souligné votre volonté de l’aider à s’intégrer au mieux et au plus vite : o remettez-lui son contrat de travail si cela n’a pas encore été fait ; o présentez-le aux autres membres de l’entreprise et faites-lui part des ” Habitudes ” de la maison en l’invitant à y participer (la réunion de service hebdomadaire, voire des habitudes de convivialité comme ” on se retrouve tous les vendredi midi pour déjeuner ensemble “) ; o rappelez-lui les horaires indiqués lors de son recrutement et précisez-lui les règles et habitudes de travail en vigueur dans l’entreprise pour lui permettre d’adopter le comportement adapté au regard de vos attentes ; o faites-lui visiter l’établissement (le service, l’atelier, le magasin, les bureaux,…) pour qu’il y prenne rapidement ses repères ; o conduisez-le à son poste de travail préalablement préparé en lui expliquant clairement les consignes de sécurité ; o transmettez-lui les documents sur les produits et les activités de l’entreprise pour lui permettre de comprendre les besoins des clients.
>>> Rappelez-lui que vous vous tenez à sa disposition pour répondre à ses questions au cours de
ses premières journées dans votre entreprise.

COMMENT ACCUEILLIR VOTRE NOUVEAU SALARIÉ ?

Si vous accueillez un jeune dans votre entreprise, laissez-lui découvrir son poste sans le cantonner à des tâches trop spécialisées, mettez-le au travail pour qu’il puisse faire ses preuves. L’intégration dans une entreprise est pour lui la confrontation à une réalité tout autre de celle de l’école. Le salarié a fait connaissance avec son environnement de travail. Il a désormais besoin de prendre la mesure de son poste.

COMMENT ACCOMPAGNER VOTRE NOUVEAU SALARIÉ

SUR SON POSTE ?

CONSEILS PRATIQUES

La prise de poste

Dès sa prise de poste, responsabilisez le salarié.

o Rappelez-lui ce qu’on attend de lui, en repérant, éventuellement à l’aide de la fiche de poste, les différentes activités qu’il aura à effectuer.
o Indiquez-lui les tâches à réaliser au cours des premières semaines. Donnez lui des consignes claires en lui indiquant les procédures à respecter.
o Planifiez ensemble le temps nécessaire à la maîtrise du poste et le moment où il devra assumer l’ensemble de ses missions, en lui fixant des objectifs clairs et précis.
o Confiez-lui des activités (en allant progressivement des activités principales aux activités complémentaires) qu’il peut accomplir en toute autonomie.
o Présentez-lui quelques fournisseurs ou clients.
o Signalez-lui les sources d’information et de documentation ou proposez-lui l’appui de personnes ressources afin de lui donner la possibilité d’apprendre de façon autonome.

Observez la façon de travailler de votre nouveau salarié. Si vous remarquez des erreurs (non respect des modes opératoires, des consignes de sécurité…), corrigez-les immédiatement. Mettez l’accent sur la rigueur, la méthode et la qualité du travail (la rapidité d’exécution viendra plus tard). Incitez-le à s’auto évaluer. Si votre nouveau salarié a suivi une formation, organisez son retour sur son poste de travail : il doit pouvoir mettre rapidement en oeuvre ce qu’il a acquis. Veillez, par exemple, à ce que le matériel dont il a appris le maniement soit disponible et en état de marche à son retour.

COMMENT APPRÉCIER L’INTÉGRATION

DE VOTRE NOUVEAU SALARIÉ ?

Pour vous permettre d’évaluer ensemble le déroulement de l’intégration, vous allez faire régulièrement le point. En fonction des difficultés rencontrées, vous déciderez de poursuivre ou de modifier le parcours d’intégration. Ces ajustements suffisent souvent à corriger une incompréhension et éviter une séparation prématurée.

>>> Dans la mesure du possible, dégagez du temps pour ces évaluations hors des périodes de forte activité. Disponibles l’un et l’autre pour cet échange, il n’en sera que plus riche.

Le bon moment :

N’attendez pas pour exprimer vos remarques ou pour répondre aux interrogations. En étant disponible, vous anticiperez les difficultés.

Trois moments sont particulièrement sensibles :
o La fin du premier jour,
o La fin de la première semaine,
o La première paye.

D’autres actions d’accompagnement, au cas par cas.

D’autres actions complémentaires peuvent favoriser l’intégration de votre nouveau salarié.

Le tutorat et le ” parrainage “

o Le tuteur aide le nouveau salarié à acquérir la pratique professionnelle indispensable à la bonne tenue de son poste. Il est volontaire, suffisamment disponible, expérimenté et possède des qualités pédagogiques.
o Le parrain, personne extérieure au service, va conseiller et orienter le nouveau salarié tout au long de son intégration dans l’entreprise. Le parrainage est approprié aux entreprises d’une certaine taille ou composées de plusieurs établissements (une chaîne de magasins par exemple) : il permet au nouveau salarié de se familiariser avec son environnement au travers d’une relation privilégiée.

Le passage de relais

En cas de remplacement sur un poste, mettez en place un ” doublon ” avec l’ancien titulaire pour qu’il transmette au nouveau salarié les consignes et informations nécessaires. Anticipez le passage de relais pour que le salarié sur le départ soit encore disponible. Cette solution offre l’avantage d’une transition en douceur, cependant elle présente le risque d’une transmission de mauvaises pratiques ou habitudes.

Le parcours de ” découverte ” :

Organiser un circuit sur plusieurs postes de travail, au sein de différentes équipes, se justifie pour une activité complexe. Il donne une vision globale de l’activité de l’entreprise et de son organisation et permet de mieux appréhender les relations avec les autres et de préparer les coopérations futures.

Les points à évaluer

Evaluez de façon factuelle (et non sur des impressions) et constructive : posez des questions au nouveau salarié, assurez-vous de la bonne compréhension de ses remarques en les reformulant et aidez-le à résoudre ses difficultés. Il s’agit d’échanger avec votre salarié et de confronter vos points de vue sur :
- la maîtrise de chacune des activités dont il est responsable,
- sa capacité à utiliser certains outils ou techniques,
- sa connaissance des circuits, d’information ou de production,
- le respect des règles et procédures
- le respect des consignes de sécurité (le cas échéant de la confidentialité),
- son appréciation du poste (au regard de ce qu’il en avait compris, de ce que vous lui aviez décrit, de ses attentes),
- ses relations avec ses collègues, sa hiérarchie, les clients, les fournisseurs,…
- et le cas échéant, ses difficultés pour accomplir ses missions. Notez à l’issue de l’entretien ce qui est acquis ou les éléments de progression.

Définissez-en les moyens (investissement de la personne, accompagnement de votre part…).

>>> Il s’agit d’être aussi attentif à la façon de travailler qu’au résultat obtenu. Si l’objectif n’est pas atteint, se demander pour quelle raison.

Si une difficulté se présente…… dans la maîtrise de ses différentes activités :

Si le salarié ne maîtrise pas suffisamment les tâches confiées, même après son passage en formation, organisez une période de tutorat, aussi courte soit-elle.

… dans son environnement de travail :

Si votre salarié a du mal à identifier clairement ” qui fait quoi “, faites le tour de l’entreprise en lui fournissant à chaque fois les indications nécessaires.

>>> A priori, pour chaque difficulté, il existe une solution. Celle-ci trouvée, assurez-vous de son efficacité auprès de votre salarié au cours d’un nouvel entretien.

… dans la maîtrise des circuits d’information :

Si votre salarié méconnaît les procédures administratives en vigueur dans votre entreprise, organisez une séance au cours de laquelle vous lui présenterez clairement les règles et les différents documents.

… dans son comportement :

Si votre salarié ne trouve pas le bon mode de relation avec les clients, les fournisseurs ou ses collègues de travail, expliquez-lui les enjeux pour l’entreprise de bonnes relations avec ces interlocuteurs et provoquez une discussion ouverte avec les intéressés.

La période d’essai est une ” borne juridique ” au cours de laquelle chacune des deux parties s’autorise à renouveler l’essai, à poursuivre ou à interrompre la relation ” contractuelle ” d’un commun accord sans préjudice, de part et d’autre.

>>> Une question juridique sur la période d’essai ? Quelles dispositions s’appliquent à votre entreprise et au contrat de travail que vous avez conclu ? Consultez Le Code du Travail Marocain téléchargeable sur www.embauche.ma dans les conseils recruteurs (” Bon à Savoir “). La période d’intégration est le temps nécessaire pour que le salarié devienne suffisamment autonome. La durée de cette période est très variable et peut être égale, inférieure ou supérieure à une période d’essai.

>>> La période d’intégration n’est régie par aucune règle de droit. Elle se définit pour chaque salarié embauché, en fonction de ses compétences, des exigences du poste et de l’environnement de travail. La période d’intégration se termine quand le nouveau salarié a acquis son autonomie et que ni vous ni le salarié ne ressentez plus le besoin de faire ces points d’étape. L’objectif maintenant est de maintenir ce lien dans le temps, ce qui nécessite une attention dans la durée.

>>> Au cours du dernier point d’étape, informez-le de son changement de ” statut ” : il fait à présent totalement partie de l’entreprise.

QUAND S’ACHÈVE LA PÉRIODE D’INTÉGRATION ?

On distingue la période d’essai, quand elle existe, de la période d’intégration.

Le Début de la période d’intégration : Votre candidat est intégré à la société, vous avez constaté qu’il a prit ses repères et commence à avoir ses propres habitudes de travail et semble avoir comprit comment lancer la machine…Sa Machine…

Il s’agit d’une période très critique, car chaque collaborateur peut avoir le sentiment d’acquis ou de relâchement. Il est primordial ici de ne pas s’arrêter à sa simple intégration ” bienvenue ” et au contraire de faire régulièrement des ” check up ” mixé avec des objectifs formations, objectifs qualitatif et quantitatifs afin de continuer à ” RECRUTER ” le candidat. Voici quelques questions pour tester l’implication de vos collaborateurs.

COLLABORATEURS 2.0

12 questions pour mesurer l’implication, Même si on en a déjà parlé !!!

Les voici :
1- Savez-vous ce que l’on attend de vous au travail ?
2- Avez-vous les moyens de faire bien votre travail ?
3- Au travail, avez-vous l’opportunité de faire ce que vous faites le mieux chaque jour ?
4- Durant les 7 derniers jours, avez-vous reçu un commentaire élogieux ou un encouragement pour votre bon travail ?
5- Votre supérieur, ou quelqu’un d’autre au travail, semble-t-il s’intéresser à vous en tant que personne ?
6- Y a t il quelqu’un au travail qui encourage votre développement ?
7- Au travail, votre opinion semble-t-elle compter ?
8- La mission ou l’activité de votre société vous fait-elle penser que votre travail est important ?
9- Vos collègues s’efforcent-ils de produire un travail de la meilleure qualité possible ?
10- Avez-vous un ami au travail ?
11- Durant les 3 derniers mois, quelqu’un au travail vous a-t-il parlé de votre évolution de carrières ?
12- Durant les 3 (6) derniers mois, avez-vous eu au travail l’opportunité d’apprendre et de progresser ?

>>> Si votre collaborateur répond ” non ” à une majorité de ces questions ou présente des réponses évasives…il est urgent d’agir !
Et de repenser à une stratégie de management 2.0 diluer avec la fonction RH 2.0.
Voici les 6 pistes que vous livre Embauche.ma pour réussir à conserver intacte la motivation de vos forces vives :

>>>
1- Analyser
Trop souvent les entreprises mettent en place un programme de motivation sans tenir compte de leurs équipes. La recette de l’année précédente est de nouveau appliquée. Interroger plutôt vos employés, et plus particulièrement les plus expérimentés, pour savoir ce qui les motive vraiment ?

2- Demander à vos employés de fixer eux-mêmes leurs objectifs
Si vous demandez à vos managers ou même aux membres de vos équipes de vente de le faire, les résultats finaux dépasseront les attentes ; ils seront supérieurs même aux objectifs qui auraient été fixés par la direction. L’explication est simple : la motivation et l’engagement pour atteindre les objectifs sont beaucoup plus forts si les chiffres à atteindre sont ” les miens ” et non ” ceux du patron “.

3- Récompenser vos équipes régulièrement
Beaucoup de sociétés privilégient des programmes de récompenses annuels.
L’intérêt peut-être fortement ravivé avec des challenges intermédiaires. Il n’est pas nécessaire que les prix soient très coûteux ; la dynamique d’avoir régulièrement des vainqueurs se suffisant à elle-même.

4- Récompenser la meilleure progression
Un employé peut avoir régulièrement de très bons résultats sans pour autant se démarquer dans les différents challenges. Il pourrait trouver une motivation supplémentaire s’il participait à un challenge basé alors sur l’amélioration individuelle.

5- Communiquer fortement
La communication sur les différents concours doit être constante, utiliser tous les moyens possibles : email, affichage… Un bulletin peut même être envoyé par la poste au domicile de l’employé. Elle doit aussi prendre différentes formes : classement général, graphiques de progression, changements majeurs… Cette communication soutenue maintiendra l’intérêt à son plus haut niveau !

6- Avoir ” l’employé du mois “
Voici une nouvelle occasion de récompenser un employé et de regonfler son moral. Un nouveau critère peut être retenu chaque mois : le plus grand nombre de contrats signés, le plus grand nombre d’ouvertures de comptes… Ainsi, votre employé du mois sera différent à chaque fois.

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J’invite tous les DRH, Responsables recrutements, Cabinets RH, Consultants RH à diffuser leurs bests practices et retours  d’expérience, succès stories ou échecs afin de les traités, les diffuser sur cette Agence RH (Déjà plus de 50000 lecteurs) Vos postes sur revolution@embauche.ma

Cordialement

Hicham GHARIB

www.embauche.ma

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