Les Outils de l’ e-recrutement

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Les outils de e-recrutement, avis d’experts
Témoignage le 10 novembre 2009
La relation candidat-recruteur a considérablement évoluée ces dernières années, avec l’apparition d’internet et la généralisation de son utilisation. Si les candidats n’hésitent plus, pour se faire remarquer, à multiplier les supports innovants (vidéo en ligne, blog, e-cv…) en plus des supports classiques (CV et lettre de motivation), les entreprises ont également évolué dans leur mode de communication et cherchent aujourd’hui à se mettre en avant en développant la notion de “marque employeur”.
Les problématiques des entreprises qui recrutent sont les suivantes : quels supports utiliser pour diffuser ses offres d’emplois (job board, presse classique, APEC, ANPE, sites spécialisés,…), comment organiser et optimiser sa recherche de compétence aussi bien à l’externe qu’en interne ? Un besoin de centralisation de l’information est nécessaire et celle-ci n’est possible qu’à travers la mise en place de solution de e-recrutement permettant un véritable pilotage de
la gestion du recrutement.

Les nouveaux outils de recrutement

Aujourd’hui, les candidats peuvent trouver des centaines d’offres correspondant à leur recherche sur les job boards qui jouent un rôle de diffuseurs à grande échelle.
« L’apparition des job boards a permis d’augmenter de façon extrêmement sensible le nombre de candidatures pour chaque poste. Ils permettent de toucher un maximum de population », précise Tristan Gibausset, responsable grands comptes chez Profilsoft.

Les outils de recrutement utilisés sont essentiellement basés sur l’utilisation d’internet. Frédéric Lapras, Président de R.Flex Progiciel précise qu’effectivement « plus de 80% des recrutements passent désormais par le biais d’internet . Les jobboards sont devenus un passage obligé pour toute personne à la recherche d’un emploi.»
« Ils ont permis de faciliter le ciblage des candidats, en maximisant leur nombre », ajoute Tristan Gibausset. « Il est donc plus facile de trouver la perle rare.»

Par ailleurs, « ces job boards ont pour la plupart une fonction CV thèque, les entreprises possèdent grâce à ces outils une base de données de candidats susceptibles de répondre à leur offre », précise Rik Hülser, Directeur commercial de la société Aktor.

Le nécessaire développement de la marque employeur

Les entreprises doivent donc communiquer autrement et « ce qui va faire la différence » selon Frédéric Lapras, « c’est l’image de l’entreprise et la façon dont elle la décline. Ce que peut faire ressortir une entreprise par rapport à une autre, et c’est particulièrement vrai pour les grands groupes, c’est son état d’esprit, les processus qu’elle a mis en œuvre et plus seulement son activité. »

«Mais pour faire face à la multiplication des offres d’emploi sur le web», explique Christophe Patte, fondateur de myrhline.com, « les employeurs doivent se démarquer et donc disposer d’une image forte afin de donner envie aux candidats de postuler chez eux.»

Même si nous nous trouvons actuellement dans une période de crise, la situation du marché a changé. « Ce sont de plus en plus les candidats qui choisissent leur employeur » explique Rik Hülser. « Cela est accentué par le départ en retraite des baby boomers et le manque de certains profils spécifiques ». « Aujourd’hui » précise également Rik Hülser, « les personnes changent beaucoup plus souvent d’entreprise qu’auparavant et elles le font par choix. Une entreprise ne doit donc plus communiquer uniquement sur les postes qu’elle propose mais également sur sa culture et ses engagements en développant sa marque employeur. »

« Les entreprises doivent insister sur les messages forts qu’elles véhiculent», explique Frédéric Lapras. « Ce qui va les différencier, ce sont les processus qu’elles ont mis en œuvre, comme par exemple, des processus de non-discrimination, le CV anonyme, l’implication dans le développement durable. Les candidats entre 25 et 35 ans sont particulièrement sensibles à cela. A qualité égale de poste, cela peut influencer leur décision. »

Pour Tristan Gibausset, « l’entreprise développe la marque employeur pour attirer les meilleurs talents qui seront peut-être également de futurs clients. L’entreprise agit tout simplement pour améliorer son image d’entreprise en général. »
« Il y a différentes solutions pour améliorer cette image », poursuit-il. « Les entreprises peuvent, par exemple, mettre un site internet spécialement à disposition des candidats, et pourquoi pas à disposition des nouveaux diplômés. Ensuite, elles doivent communiquer autour de cela. » Il insiste également sur le fait que « les candidats doivent pouvoir postuler facilement, il faut éviter les formulaires trop longs car cela les rebute. »

Des éditeurs de solution de e-recrutement à l’écoute du marché et réactifs aux tendances actuelles

Les professionnels du recrutement doivent rester à l’écoute du marché qui oscille en permanence entre « trop de candidats », en période de crise et des périodes de croissance où les entreprises doivent séduire pour attirer les candidats et les faire répondre à leurs offres. Les éditeurs de solutions de recrutement doivent donc faire preuve de capacité d’innovation en prenant la mesure de ces fluctuations pour adapter l’outil qu’ils proposent aux entreprises.

Selon Frédéric Lapras, « ce qui a énormément changé, c’est l’ouverture que proposent les nouveaux outils. Ils permettent aux entreprises d’avoir un pilotage complet de leurs recrutements dans la même application. Cela donne aux recruteurs une tour de contrôle pour exécuter des tâches qu’auparavant ils réalisaient en séquentiel en changeant à chaque fois de système et d’environnement. »

En période de crise, les éditeurs doivent permettre aux entreprises de miser sur le futur. « Lorsqu’un candidat postule, s’il n’y a pas de poste pertinent par rapport à son profil, il faut qu’on puisse le retrouver dans une base de données plus tard » indique Tristant Gibausset. « L’Intérêt des sociétés aujourd’hui, surtout dans la période de crise où nous sommes aujourd’hui c’est de capitaliser un maximum de candidats dans leurs bases de données, de façon à ce que dans deux ou trois ans où nous serons plutôt sur un marché de pénurie de candidats, elles puissent le retrouver dans sa base de données. »

Frédéric Lapras, Président de R.Flex Progiciel
R.Flex Progiciel est l’un des principaux éditeurs français de solutions de e-RH, avec plus de 180 clients répartis dans 70 pays. Les solutions logicielles de R.Flex Progiciel permettent de gérer, de façon centralisée ou décentralisée et dans un contexte international, les recrutements, la mobilité interne, la planification des postes et des emplois.
Emanation de R.FLEX, cabinet de conseil en ressources humaines créé en 1990, R.Flex Progiciel a lancé en 2001 la suite applicative Profils, développée à partir de sa double expertise informatique et ressources humaines. Profils.net regroupe aujourd’hui 6 solutions packagées qui s’adressent aussi bien aux grands groupes qu’aux PME, organismes du secteur public ou professionnels du recrutement.
« Le positionnement de R.Flex progiciel est la simplicité et l’ouverture. Profils.net permet au sein de la même application d’exécuter un certian nombres de tâches sans être obligé de changer d’environnement à chaque fois. » explique Frédéric Lapras.
- diffusion de l’offre en interne (obligation légale)
- diffusion des offres en front-office et sur les jobboards
- Les candidatures arrivent, sont traitées, sélectionnées et scorées. (les candidatures sont classées par critères)
- Processus de traçabilité dans l’entrerpise : envoi de la candidature aux managers et opérationnels.
- Intégration du collaborateur dans l’entreprise.
L’idée est de créer de la valeur-ajoutée, notamment en terme de décision. La fonction « diffusion d’une offre » de Profils.net, embarque un certain nombres de statistiques basées sur l’historique de ce type de diffusions sur les jobboards. Nous pouvons dire à un recruteur avant diffusion d’une offr e, quels on été les résultats pour un poste identique pour qu’il ait le maximum de réponses .
Le recruteur peut également rechercher un profil dans son propre vivier de candidats mais également dans un vivier de type Monster sans sortir de l’application

Retour d’expérience avec la société Altran : ici

Rik Hülser, Directeur commercial d’Aktor
Aktor Interactive édite des logiciels dédiés à la gestion des candidatures et à l’optimisation de campagnes de recrutement.
Des logiciels pour gérer facilement le flux des candidatures et les offres d’emploi
Avec sa suite de logiciels de gestion des candidatures et des offres d’emploi, Aktor Interactive propose une gamme d’outils évolutifs et largement paramétrables.
Ces outils permettent de centraliser l’ensemble des candidatures qui arrivent par mail ou par formulaire, sans perdre la faculté de les tracer.
Des outils de supervision de la stratégie de recrutement

Aktor Interactive met Robopost™ JobTools, un outil de management des campagnes de recrutement, à disposition de ses clients.
Il s’agit d’une application logicielle qui fonctionne indépendamment ou en complément du logiciel de gestion des candidatures de l’entreprise.
Cette solution offre une visibilité en temps réel incomparable de l’ensemble de vos actions de recrutement (diffusion d’annonces, publicités) passées, en cours ou à venir.
Il permet la simplification de l’intégration des offres d’emploi sur les jobboards du monde entier » explique Rik Hülser.
« Le postage des offres d’emploi se fait automatiquement sur les jobboards dans le monde. Les autres outils existant sur le marché n’ont pas forcément développé de passerelles avec les jobboards. L’objectif de notre outil est de ne pas ressaisir ces offres et de diffuser à travers un seul et unique outil toutes ces informations. Il sert à simplifier les outils de diffusion, avec des statistiques données en temps réels.
C’est un outil qui aide le recruteur à choisir les jobboards les plus efficaces pour diffuser ses offres. »

Tristan Gibausset, responsable Grands Comptes chez Profilsoft

Profilsoft est un éditeur de logiciel de gestion de recrutement depuis début 2003, avec 150 clients et plus de 2500 utilisateurs journaliers de l’application.
Nous avons connu 100% de croissance en 2007, puis 100% en 2008, et, malgré l’environnement économique de 2009, nous serons tout de même en croissance cette année encore.
Nous travaillons avec plusieurs types de clients : des cabinets de recrutement, de chasse, des agences d’intérim, des sociétés de services, le secteur public, des PME et des grands comptes internationaux. Chacun de nos clients possède son propre jeu de personnalisation du logiciel, tous nos clients sont paramétrés différemment pour respecter leur organisation et leur choix de paramétrage, mais ils sont tous sur la même version du logiciel. Cela assure une stabilité et une pérennité de solution sans précédent.
Le logiciel Profilsoft permet aux entreprises de capitaliser l’ensemble des candidats dans une base de données partagée et mutualisée à l’ensemble des acteurs du recrutement. Il s’agit donc des chargées de recrutement, mais le logiciel est également collaboratif avec des managers.
Il permet d‘harmoniser les processus de recrutement, que ce soit des processus de création de poste, ou des processus de recrutement au sens large, sélection de candidat, qualifications, et recrutement.
Le logiciel permet également de minimiser les coûts d’un recrutement grâce aux statistiques et aux tableaux de reporting que nous proposons. Le recruteur va pouvoir identifier les jobboards les plus rentables, et les annonces qui ont le meilleur rendement. Il va permettre également de réduire, voire de diviser par deux ou trois le délai d’un recrutement. Nos clients créent eux-mêmes leurs propres tableaux de bord, ils sont autonomes avec Profilsoft.
Profilsoft permet donc un retour sur investissement :
- qualitatif au niveau de l’amélioration de l’image employeur et de la facilité de recruter un candidat ou de le retrouver dans la base de données pour sélectionner avec réactivité les meilleurs candidats.
- quantitatif au niveau du coût d’un recrutement qui va largement baisser (suppression des tâches chronophages et administratives, saisies supprimées, envoi d’annonces automatisé, réception et dispatching automatiques des candidats, workflow et process de recrutement avec envoi de mail automatisé - AR, convocation, accord, refus, demande de renseignements complémentaires…)

Le logiciel présente également deux modules complémentaires pour la gestion de la mobilité interne et pour la gestion des compétences car cela est très souvent lié. En effet, les recruteurs font un choix de candidats entre internes ou externes différents critères définis mais surtout entre les compétences possédées par chacun de ces candidats.

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